Veilig Thuiswerken: Zo Stelt u een IT-Beleid op voor Hybride Werken
Hybride werken is blijvend. Toch dateren de IT-afspraken bij veel KMO's nog van de coronaperiode, toen alles snel moest. Veilig thuiswerken vraagt meer dan een laptop en een Teams-account. In dit artikel ziet u welke risico's er thuis bestaan en hoe u ze afdekt met duidelijk beleid en de juiste techniek.
1. De risico's van thuiswerk
Op kantoor zit uw data achter een professionele firewall, op beheerde toestellen. Thuis valt die bescherming grotendeels weg. Uw medewerker werkt plots op een netwerk dat u niet kent, naast toestellen die u niet beheert.
Privénetwerk
Een router met het standaardwachtwoord van de provider en nooit een firmware-update.
Gedeelde toestellen
De kinderen die 'even' op de werklaptop een spelletje downloaden.
Meeluisteren
Vertrouwelijke calls in de woonkamer, of slimme speakers die altijd luisteren.
2. Bedrijfstoestel vs eigen toestel
De belangrijkste keuze in uw thuiswerkbeleid: werkt men op een bedrijfstoestel, of mag een eigen toestel (BYOD, "bring your own device")?
Bedrijfstoestel
- Volledig beheerd en versleuteld
- Updates centraal afgedwongen
- Op afstand te wissen bij verlies
- Duidelijke scheiding werk en privé
Eigen toestel
- Goedkoper, maar minder controle
- Enkel toegang via beheerde apps
- Geen bedrijfsdata lokaal opslaan
- Privacy van de medewerker respecteren
Met Microsoft Intune beheert u beide: volledige controle over bedrijfstoestellen, en app-bescherming op privétoestellen zonder in de foto's van uw medewerker te kijken.
3. Veilige toegang: VPN, Zero Trust en MFA
Remote werken beveiliging draait om één vraag: wie krijgt toegang tot wat, en vanaf welk toestel?
VPN
Een versleutelde tunnel naar uw bedrijfsnetwerk, nodig voor servers of toepassingen op kantoor.
MFA
Een tweede bevestiging via app of sleutel. Blokkeert het overgrote deel van de accountovernames.
Zero Trust
Vertrouw niets automatisch: elke aanmelding wordt gecontroleerd op gebruiker, toestel en locatie.
Lees meer in onze artikels over VPN voor bedrijven en wat Zero Trust is. Werkt u volledig in Microsoft 365, dan is een VPN vaak niet meer nodig en volstaat Zero Trust met voorwaardelijke toegang.
4. Het thuisnetwerk: wat mag u verwachten van medewerkers?
U kan geen professionele firewall bij elke medewerker thuis plaatsen. Wel kan u redelijke minimumeisen stellen en uitleggen hoe ze die halen:
- Het standaardwachtwoord van de router (Proximus, Telenet, Orange) wijzigen
- WPA2 of liefst WPA3 als WiFi-beveiliging
- Firmware-updates van de router automatisch laten installeren
- Slimme apparaten (tv, camera, speaker) op een gastnetwerk
- Een stabiele verbinding van minstens 20 Mbps voor videocalls
Meer tips over WiFi-beveiliging vindt u in veilige WiFi voor uw bedrijf.
5. Werken vanop café of trein: wat mag wel en niet?
Hybride werken IT gaat verder dan thuis. Denk aan de NMBS-trein naar Brussel of een koffiebar in Antwerpen. Leg duidelijk vast wat kan.
Wel
- Mails lezen met VPN of via smartphone-hotspot
- Privacyfilter op het scherm
- Scherm vergrendelen bij elke pauze
Niet
- Open WiFi zonder VPN gebruiken
- Vertrouwelijke klantgesprekken voeren
- Laptop onbeheerd laten liggen
6. Printen en documenten thuis
Een geprint contract op de keukentafel is net zo goed een datalek als een gehackte mailbox. Onder de GDPR blijft u verantwoordelijk voor die gegevens.
- Liefst digitaal werken in SharePoint of OneDrive
- Vertrouwelijke documenten niet thuis printen
- Papier dat toch thuis belandt, versnipperen of terug naar kantoor brengen
- Geen bedrijfsbestanden op USB-sticks of privé-cloudopslag
7. Support op afstand: hoe regelt u dat?
Een medewerker die thuis vastzit, verliest al snel een halve dag. Spreek vooraf af hoe hulp verloopt.
- Eén vast aanspreekpunt: helpdesk via mail, telefoon of portaal
- Een goedgekeurde tool voor overname op afstand, nooit een tool die iemand 'van Microsoft' laat installeren
- Een vervangtoestel binnen 24 uur bij defect
- Duidelijke afspraken over bereikbaarheid buiten de kantooruren
Bij Acom lossen we het merendeel van de thuiswerk-tickets op afstand op, via beveiligde en gelogde sessies.
8. Wat hoort in een thuiswerk IT-beleid?
Een goed thuiswerkbeleid IT is kort, concreet en begrijpelijk voor iedereen. Twee tot vier pagina's volstaan. Neem minstens dit op:
Toestellen
Welke toestellen zijn toegelaten en wie beheert ze.
Toegang
Verplicht MFA, VPN of Zero Trust-regels.
Netwerk
Minimumeisen voor thuis- en publieke netwerken.
Data
Waar bestanden staan, printen, USB en GDPR.
Incidenten
Wat te doen bij verlies, diefstal of phishing, en binnen welke termijn.
Support
Hoe en wanneer medewerkers hulp krijgen.
Kosten
Afspraken over vergoedingen, af te stemmen met HR of uw sociaal secretariaat.
9. Thuiswerk checklist voor medewerkers
Geef deze checklist aan elke medewerker die thuis of hybride werkt. Print hem niet, maar zet hem op uw intranet.
- Ik werk enkel op een toestel dat door het bedrijf beheerd of goedgekeurd is.
- Mijn toestel installeert updates automatisch en ik stel ze niet uit.
- Ik gebruik MFA en deel mijn codes of wachtwoorden met niemand.
- Mijn thuisrouter heeft een sterk, eigen wachtwoord en WPA2/WPA3.
- Gezinsleden gebruiken mijn werklaptop niet.
- Ik vergrendel mijn scherm (Windows + L) als ik wegga.
- Onderweg gebruik ik VPN of mijn smartphone-hotspot, nooit open WiFi zonder bescherming.
- Ik voer vertrouwelijke gesprekken niet in openbare ruimtes.
- Ik bewaar bestanden in OneDrive of SharePoint, niet op een USB-stick.
- Ik meld verlies, diefstal of een verdachte mail onmiddellijk aan IT.
Veelgestelde vragen over veilig thuiswerken
Arbeidsrechtelijke antwoorden zijn algemeen. Raadpleeg voor uw situatie uw HR-afdeling of sociaal secretariaat.