Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

ACOM-IB NV

Fotografielaan 5, 2610 Wilrijk, België

KBO-nummer: 0475.917.137 | BTW: BE 0475.917.137

Tel.: +32 3 210 92 60 | E-mail: info@acom.be | Website: www.acom.be

Voor alle vragen of verzoeken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons bereiken via bovenstaand adres of via info@acom.be.

2. Toepasselijke wetgeving

Dit privacybeleid is opgesteld in overeenstemming met:

• Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG / GDPR), van toepassing sinds 25 mei 2018;
• Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Belgische uitvoeringswet);
• Wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie (ePrivacy);
• NIS2-richtlijn (EU) 2022/2555 betreffende maatregelen voor een hoog gemeenschappelijk niveau van cyberbeveiliging;
• De richtsnoeren en aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en het European Data Protection Board (EDPB).

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de hieronder beschreven doeleinden. Afhankelijk van de context gaat het om de volgende categorieën:

• Identificatiegegevens: Voor- en achternaam, Functietitel, Bedrijfsnaam, BTW-nummer (voor zakelijke contacten)
• Contactgegevens: E-mailadres, Telefoonnummer, Postadres
• Technische gegevens (website): IP-adres, Browsertype en -versie, Besturingssysteem, Bezochte pagina's en tijdstip van bezoek, Verwijzende URL
• Communicatiegegevens: Inhoud van contactformulieren, E-mailcorrespondentie, Ondersteuningstickets en communicatie via het klantportaal
• Contractuele en facturatiegegevens: Bestelhistoriek en offerte-informatie, Factuurgegevens, Betalingsgegevens

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens tenzij dit wettelijk vereist of uitdrukkelijk door u is toegestaan.

4. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, op basis van een van de rechtsgronden voorzien in artikel 6 AVG. Wij zullen uw persoonsgegevens nooit verwerken voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de hierboven vermelde doeleinden, tenzij wij uw voorafgaande toestemming hebben verkregen of tenzij een wet ons daartoe verplicht.

5. Ontvangers en doorgifte van persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover dit noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden. Wij werken samen met de volgende categorieën van verwerkers en ontvangers:

• IT-dienstverleners en cloudleveranciers (o.a. Microsoft, voor Microsoft 365 en Azure) — gebonden door verwerkersovereenkomsten conform art. 28 AVG;
• Boekhoud- en ERP-software leveranciers — voor facturatie en financiële administratie;
• Telecommunicatieleveranciers — voor telefonie- en communicatiediensten;
• Overheidsinstanties en toezichthouders — indien wettelijk verplicht (bijv. belastingdienst, GBA, CCB);
• Professionele adviseurs (advocaten, accountants) — onder beroepsgeheim.

Wij verkopen, verhuren of verhandelen uw persoonsgegevens nooit aan derden voor commerciële of marketingdoeleinden.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met onze wettelijke verplichtingen (o.a. de Belgische boekhoudwetgeving, fiscale bewaarplicht van 7 jaar, of de verjaaringstermijnen voor contractuele aanspraken van 10 jaar). Na het verstrijken van de bewaartermijn worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

7. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG (artikelen 15–22) beschikt u over de volgende rechten: recht op inzage (art. 15), recht op rectificatie (art. 16), recht op wissing (art. 17), recht op beperking (art. 18), recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20), recht van bezwaar (art. 21), recht om toestemming in te trekken, en recht om niet onderworpen te zijn aan geautomatiseerde besluitvorming (art. 22).

Stuur een schriftelijk verzoek, inclusief een kopie van uw identiteitsbewijs ter verificatie, naar privacy@acom.be of per post: ACOM-IB NV, t.a.v. Privacy Officer, Fotografielaan 5, 2610 Wilrijk. Wij reageren op uw verzoek binnen 30 kalenderdagen.

8. Klachtrecht bij de toezichthouder

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens een inbreuk vormt op de AVG of de Belgische privacywetgeving, heeft u het recht een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel | Tel.: +32 2 274 48 00

E-mail: contact@apd-gba.be | Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde rechtbank van uw woonplaats of van onze maatschappelijke zetel.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging, conform artikel 32 AVG en de vereisten van de NIS2-richtlijn. Deze maatregelen omvatten onder meer: versleuteling van gegevens in transit (TLS) en in rust; multi-factor authenticatie (MFA); strikte toegangscontroles; regelmatige back-ups en disaster recovery procedures; Endpoint Detection & Response (EDR) en firewall-beheer; regelmatige beveiligingsaudits en penetratietesten; opleiding van medewerkers.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij de GBA hiervan binnen 72 uur in kennis stellen (art. 33 AVG) en u persoonlijk informeren indien het risico hoog is (art. 34 AVG).

10. Cookies en trackingtechnologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Voor een volledige beschrijving van de cookies die wij gebruiken, de doeleinden ervan en hoe u uw voorkeuren kunt beheren, verwijzen wij naar ons Cookiebeleid. Wij plaatsen niet-noodzakelijke cookies enkel na uw uitdrukkelijke toestemming, conform de ePrivacy-wetgeving en de aanbevelingen van de GBA.

11. Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Acom maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering als bedoeld in artikel 22 AVG die rechtsgevolgen heeft voor of u anderszins in aanmerkelijke mate treft. Wij kunnen geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens gebruiken voor interne statistische analyses ter verbetering van onze diensten.

12. Verwerking van gegevens van minderjarigen

Onze diensten zijn gericht op professionele gebruikers (B2B). Wij richten ons niet op minderjarigen en verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Indien wij vernemen dat wij onbedoeld gegevens van minderjarigen hebben verzameld, zullen wij deze zo snel mogelijk verwijderen.

13. Sociale media en externe links

Onze website bevat links naar sociale-mediaplatformen (LinkedIn, Facebook, Instagram) en externe websites. Dit privacybeleid is niet van toepassing op die externe platforms. Wij raden u aan het privacybeleid van de respectieve platforms te raadplegen voordat u er persoonlijke informatie meedeelt.

14. Verwerkersovereenkomsten

Als IT-dienstverlener verwerkt Acom persoonsgegevens van uw medewerkers, klanten of andere betrokkenen ook in de hoedanigheid van verwerker namens onze klanten (verwerkingsverantwoordelijken), conform artikel 28 AVG. In die context sluiten wij steeds een schriftelijke verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement – DPA) af met onze klanten. Voor meer informatie of het aanvragen van onze standaard DPA, contacteer privacy@acom.be.

15. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid op elk moment te wijzigen om aan te sluiten bij nieuwe wettelijke vereisten, gewijzigde verwerkingspraktijken of aanbevelingen van toezichthouders. Wezenlijke wijzigingen zullen wij communiceren via een prominente mededeling op onze website en/of per e-mail aan onze klanten. Wij raden u aan dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.

16. Contact en Privacy Officer

Voor alle vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons steeds bereiken:

Privacy Officer — ACOM-IB NV

Fotografielaan 5, 2610 Wilrijk, België

E-mail: info@acom.be | Tel.: +32 3 210 92 60