SharePoint, OneDrive of Teams: Welke Gebruikt u Wanneer?
'Moet ik dit bestand in OneDrive, SharePoint of Teams zetten?' Een vraag die uw medewerkers dagelijks stellen. De verwarring is logisch — de tools overlappen. Dit artikel zet het SharePoint OneDrive Teams verschil voor eens en voor altijd op een rij.
De 3 tools in 1 minuut uitgelegd
Microsoft 365 bevat drie overlappende tools voor opslag en samenwerking. Ze vullen elkaar aan — maar zijn ontworpen voor verschillende situaties.
OneDrive
Uw persoonlijke schijf
Bestanden die van u zijn en waarbij u eventueel deelt met collega's.
SharePoint
Gedeeld bedrijfsarchief
Documenten die toebehoren aan een team, afdeling of het hele bedrijf.
Teams
Samenwerkingshub
Chat, vergaderen en bestanden delen in de context van een project of team.
OneDrive: voor persoonlijke werkbestanden
OneDrive is uw persoonlijke cloudopslag binnen Microsoft 365. Vergelijk het met de 'Mijn documenten'-map van vroeger — maar dan in de cloud, overal bereikbaar en gesynchroniseerd met uw laptop.
Gebruik OneDrive voor documenten waar u de eigenaar van bent: persoonlijke notities, conceptversies die nog niet klaar zijn voor het team, of bestanden die u tijdelijk met iemand deelt.
Wanneer OneDrive gebruiken?
- Persoonlijke werkdocumenten en concepten
- Bestanden die u nog niet met het team wilt delen
- Back-up van uw laptopbestanden via synchronisatie
- Tijdelijk iets delen met één collega
- Persoonlijke templates en werkmaterialen
Teams: voor samenwerking rond projecten
Microsoft Teams is geen opslagtool — het is een samenwerkingsplatform. Chat, vergaderen, bestanden bespreken, taken opvolgen: alles in één werkruimte, per project of team georganiseerd.
De bestanden die u in Teams deelt, worden automatisch opgeslagen in SharePoint. Teams is dus een laag bovenop SharePoint die samenwerking eenvoudiger maakt.
Wanneer Teams gebruiken?
- Teamcommunicatie en interne chat
- Projectmatige samenwerking met gedeelde bestanden
- Vergaderingen en videocalls plannen
- Bestanden bespreken in context (reacties, commentaar)
- Externe partijen uitnodigen voor een project
- Taken en opvolging via Planner-integratie
De gouden regel: 'Wie is eigenaar?'
Twijfelt u waar een bestand thuishoort? Stel uzelf één vraag: wie is de eigenaar van dit document?
Ik ben de eigenaar
→ OneDrive. Het is uw document, uw verantwoordelijkheid.
Het team of de afdeling is eigenaar
→ SharePoint. Het document leeft verder, ongeacht wie er werkt.
We werken er samen aan en bespreken het
→ Teams. Communicatie en bestanden in één plek.
Vergelijkingstabel: features naast elkaar
| Feature | OneDrive | SharePoint | Teams |
|---|---|---|---|
| Persoonlijke opslag | ✓ | — | — |
| Teamdocumenten | Beperkt | ✓ | ✓ (via SP) |
| Versiebeheer | ✓ | ✓ | ✓ (via SP) |
| Rechtenstructuur | Eenvoudig | Uitgebreid | Per team |
| Externe deling | ✓ | ✓ | ✓ |
| Chat & communicatie | — | — | ✓ |
| Vergaderen | — | — | ✓ |
| Intranet/pagina's | — | ✓ | Beperkt |
| Workflow-automatisering | Beperkt | ✓ | Beperkt |
| Opslag bij vertrek mw. | 30 dagen | Blijft bestaan | Blijft bestaan |
Wat gebeurt er technisch? Teams = SharePoint onder de motorkap
Dit verrassend weinig bekende feit verduidelijkt veel verwarring: Teams slaat bestanden op in SharePoint. Wanneer u een Team aanmaakt, wordt er automatisch een SharePoint-site aangemaakt op de achtergrond.
Elk kanaal in Teams heeft een bijbehorende map in die SharePoint-site. U kunt die bestanden zowel in Teams als rechtstreeks in SharePoint bekijken en bewerken — ze zijn identiek.
De relatie visueel:
Veelgemaakte fouten in KMO's
Alles in OneDrive zetten
De meest voorkomende fout. Medewerkers slaan alles op in hun persoonlijke OneDrive — ook bedrijfsdocumenten. Bij ziekte of vertrek is die info moeilijk bereikbaar voor collega's.
Te veel Teams aanmaken
Elke Teams-site creëert een nieuwe SharePoint-site. Na 1 jaar heeft u 50 Teams voor 20 medewerkers. Governance ontbreekt, niemand weet meer wat waar staat.
Geen duidelijke mapstructuur
SharePoint is krachtig maar vereist een doordachte structuur. Zonder afspraken over naamgeving en indeling wordt het snel een digitale puinhoop.
Bestanden dupliceren
Document staat in OneDrive EN in Teams EN in een e-mailbijlage. Drie versies, geen idee welke de laatste is. Versiebeheer bestaat, maar wordt niet gebruikt.
Geen beleid voor externe deling
Iedereen deelt links 'met iedereen die de link heeft'. Gevoelige documenten zijn daardoor potentieel publiek toegankelijk. Deling moet centraal beheerd worden.
Best practices voor structuur
Definieer uw SharePoint-architectuur eerst
Bepaal hoeveel sites u nodig heeft (per afdeling? per businessunit?) en welke mapstructuur u hanteert. Doe dit vóór u Teams aanmaakt.
Één Team per afdeling of project, niet meer
Begrens het aantal Teams. Gebruik kanalen binnen één Team voor subtopics — niet een nieuw Team per project.
Stel naamgevingsconventies in
Afspraken over bestandsnamen en mapnamen voorkomen chaos. Bijv. 'JJJJ-MM-DD_Klantnaam_Documenttype'. Consistentie is alles.
Beheer externe deling centraal
Sta externe deling alleen toe via specifieke kanalen en stel verlooptijden in op gedeelde links. Nooit onbeperkt delen zonder bewustzijn.
Gebruik versiebeheer actief
Schakel versiebeheer in op uw SharePoint-bibliotheken. Leer medewerkers nooit een document op te slaan als 'v2_definitief_ECHT.docx'.
Governance: wie mag wat aanmaken?
Zonder governance-beleid mogen medewerkers zelf Teams aanmaken, SharePoint-sites opzetten en externe gebruikers uitnodigen. Dat leidt snel tot chaos en beveiligingsrisico's.
| Actie | Medewerker | Teamlead | IT-admin |
|---|---|---|---|
| Bestanden uploaden/bewerken | ✓ | ✓ | ✓ |
| Nieuwe map aanmaken | ✓ | ✓ | ✓ |
| Nieuw Teams-kanaal | — | ✓ | ✓ |
| Nieuw Team aanmaken | — | Op aanvraag | ✓ |
| Nieuwe SharePoint-site | — | — | ✓ |
| Externe gebruiker toevoegen | — | Op aanvraag | ✓ |
| Externe deling instellen | — | — | ✓ |
Acom tip: Leg dit governance-beleid vast in een kort intern document en communiceer het bij onboarding van nieuwe medewerkers. Twee pagina's met duidelijke regels voorkomen maanden van chaos.
Veelgestelde vragen over SharePoint, OneDrive en Teams
Uw Microsoft 365 structuur professioneel opzetten?
Acom is Microsoft-partner en helpt Belgische KMO's met een doordachte Microsoft 365-setup — van SharePoint-architectuur en Teams-governance tot security en compliance.
Geen verplichtingen. Eerlijk advies. Reactie binnen 1 werkdag.